워크 시트의 네 가지 데이터 유형

소규모 회사에서 일하든 대규모 다국적 기업에 속해 있든 스프레드 시트는 비즈니스에 매우 귀중한 도구가 될 것입니다. 모든 회사는 고객 목록, 재고, 미수금, 마케팅 연락처 등과 같은 다양한 종류의 데이터를 관리합니다. 스프레드 시트를 사용하면 워크 시트 (스프레드 시트 파일의 단일 탭 또는 "페이지")에 정보를 쉽게 입력하고 프레젠테이션 및 분석을 위해 정보를 조작 할 수 있습니다. 다양한 유형의 데이터 (그리고이를 특성화하는 여러 방법)가 있지만 비즈니스는 데이터 관리를 위해 네 가지 주요 정보 유형에 의존 할 것입니다.

달러, 달러, 달러!

들어오는 돈과 지출하는 돈을 추적하는 것보다 비즈니스에 더 중요한 것이 무엇 일 수 있습니다. 스프레드 시트는 비즈니스 내외부로의 자금 이동을보고 분석하는 데 이상적인 도구입니다. 워크 시트 세그먼트의 서식을 지정하여 열, 행 또는 셀 범위를 선택하여 숫자 항목을 돈을 나타내는 것으로 인식 할 수 있습니다. 소프트웨어는 항목에 달러 기호를 적용하고 센트를 나타내는 소수점 이하 두 자리로 표시하는 것과 같이 화폐 항목에 대해 선택한 서식을 자동으로 적용합니다. 예를 들어 미국 달러 이외의 통화 단위를 선택하거나 센트 항목을 제거하여 모양을 수정할 수있는 여러 가지 방법이 있습니다. 이는 큰 달러 금액에 유용합니다.

번호 관리

기업은 돈 외에 엄청난 양의 수치 데이터를 추적합니다. 그중 일부는 회사 차량의 차량 수 또는 각 고객이 전화로 연락 한 횟수와 같은 간단한 계산입니다. 고객 전화 번호 또는 직원의 사회 보장 번호와 같이 다른 번호는 더 잘 표현됩니다. 일부 기업은 위도 및 경도 필드 또는 의회 지구 번호와 같은 더욱 전문화 된 수치 데이터 목록을 유지해야합니다.

스프레드 시트는 이러한 유형의 숫자에 대한 다양한 서식 옵션도 제공합니다. 쉼표를 포함하거나 포함하지 않고 숫자를 표시하거나 대시와 괄호를 적절하게 사용하여 표준화 된 스타일로 표시 할 수 있습니다. 예를 들어 괄호 안에 지역 번호와 함께 전화 번호를 표시하거나 적절한 위치에 대시를 포함하는 사회 보장 번호를 원할 수 있습니다.

데이터 유형으로서의 텍스트

고객 이름, 제품 설명, 도시, 국가, 이메일 주소 등 모든 정보가 텍스트 형식으로 스프레드 시트에 일상적으로 입력됩니다. 텍스트는 의심 할 여지없이 데이터의 한 형태입니다. 예를 들어, 스프레드 시트는 텍스트 항목을 데이터로 인식하고 적절하게 조작 할 수 있기 때문에 긴 이름 목록을 거의 즉시 알파벳순으로 지정할 수 있습니다.

텍스트 입력 필드를 신중하게 고려하십시오. 예를 들어 성과는 별도의 필드에 고객의 이름을 입력 할 수 있습니다. 이렇게하면 이름 또는 성으로 목록을 알파벳순으로 쉽게 정렬 할 수 있습니다. 마찬가지로 단일 셀에 전체 주소를 입력하는 것은 이러한 매개 변수를 빠르게 정렬 할 수 있도록 주소를시, 주 및 우편 번호와 같은 별도의 필드로 나누는 것만 큼 유용하지 않을 수 있습니다.

날짜는 텍스트 형식이나 표준화 된 숫자 형식으로 작성할 수 있습니다. 워크 시트에서 데이터 필드 또는 셀 범위를 날짜 항목으로 식별하면 스프레드 시트에서 숫자 및 텍스트 표현을 쉽게 앞뒤로 변환 할 수 있습니다.

워크 시트 공식

데이터는 아니지만 수식을 입력하는 기능은 스프레드 시트에서 데이터 관리의 필수 기능입니다. 판매가 증가하는 위치와 감소하는 위치를 확인하기 위해 1,000 개 이상의 제품 중 하나에 대해 지난 5 년 동안의 판매를 검토하라는 요청을 받았다고 상상해보십시오. 이와 같은 작업을 수동으로 수행하는 데는 몇 주가 아니더라도 며칠이 걸리고 엄청난 지루함이 수반됩니다. 그러나 잘 만들어진 공식 한두 개를 사용하면 스프레드 시트에서 몇 초 만에 작업을 관리 할 수 ​​있습니다.