인적 자원 폴더에는 어떤 문서가 포함됩니까?

직원의 인적 자원 폴더에 들어가는 여러 양식과 항목이 있습니다. 이러한 양식 중 일부는 법적 목적을 위해 유지됩니다. 기타는 회사 정책 및 프로토콜로 인해 제출됩니다. 인사 관리자는 또한 경력 내내 직원의 개인 기록을 유지합니다. 소규모 회사는 직원 문서의 전체 또는 일부를 스캔하여 전자 파일을 만들 수 있습니다. 이렇게하면 파일이 화재, 물 또는 도난으로 인해 손상되는 경향이 없습니다.

법률 문서

중소기업 소유주는 직원을위한 특정 법적 문서를 유지해야합니다. 한 가지 예는 직원이 미국에서 합법적으로 일할 수 있음을 확인하는 I-9 양식입니다. 회사는 또한 직원의 법적 지위에 대한 추가 문서로 직원의 운전 면허증과 사회 보장 카드 사진을 보관할 수 있습니다. 또한 직원은 일반적으로 작업을 시작하는 날 인사 폴더에 포함 된 W-4 양식을 작성하도록 요청받습니다. 이 양식은 직원이 청구하는 개인 면세 수를 보여줍니다.

직업 관련 문서

인사 부서는 또한 직원의 이력서와 응용 프로그램을 폴더에 보관합니다. 이러한 항목은 일반적으로 직원이 작업에 지원할 때 제출됩니다. 회사는 개인의 배경을 확인해야하는 경우 이러한 기록을 유지합니다. 인사 폴더에 보관되는 또 다른 직무 관련 문서는 직원의 직무 설명입니다. 이것은 일반적으로 직원 관리, 동료와의 작업, 커뮤니케이션 및 기술 노하우와 같은 다양한 기능으로 구분되는 직원의 직무 책임에 대한 요약입니다.

성능 관련 문서

성과 검토는 인사 폴더에 보관되는 다른 중요한 문서입니다. 직원의 성과 평가 또는 검토 기록을 유지하면 기업을 소송으로부터 보호하는 데 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 소규모 사업체는 이전 직원으로부터 부당한 해고 소송을 당할 수 있습니다. 사업주는 직원의 성과 평가서 사본을 보관하는 경우 해고가 성과로 인한 것임을 더 잘 증명할 수 있습니다. 마찬가지로 징계 조치 나 기록에 대한 기록이 폴더에 보관 될 수 있습니다.

기타 문서

고용주는 또한 기록 또는 직원의 출석, 수상 내역 및 의료 기록을 인사 폴더에 보관합니다. 출석 기록을 통해 관리자는 직원이 병 가나 휴가를 초과했는지 여부를 확인할 수 있습니다. 종종 회사는 직원에게 정기적으로 상을 제공하며 파일에 보관할 수도 있습니다. 이상에는 "이달의 직원"판매 판촉 또는 특별 표창이 포함될 수 있습니다. 의료 기록은 일반적으로 American With Disabilities Act와 관련된 특정 ADA 법률을 준수하기 위해 보관됩니다. 인사 부서는 기밀 유지를 위해 의료 기록을위한 별도의 폴더를 만들 수 있습니다.