케이스 백 로그를 줄이는 방법

사례 유형에 관계없이 사례 관리는 생산성이 막히는 백 로그에 대한 기회를 제공합니다. 현재 케이스가 다양한 처리 단계에서 열려있는 동안 새 케이스가 입력되는 파이프 라인이 있습니다. 병목 현상은 비효율적 인 절차, 잘못된 작업 조정, 의사 소통 부족 및 새로운 사례를 증가 시키거나 처리 속도를 늦추는 위기 상황으로 인해 발생합니다. 백 로그 감소는 위기 관리의 일회성 노력이거나 사례 관리 흐름의 지속적인 개선 계획 일 수 있습니다.

평가 및 문서화

감소 계획을 시작하기 전에 백 로그의 범위를 알아야합니다. 진행중인 모든 사례와 프로세스를 통해 사례를 이동하기 위해 완료해야하는 중요한 작업을 나열합니다. 시작 날짜부터 완료된 모든 작업까지 진행중인 케이스를 추적하고 가능한 경우 관련 날짜를 나열합니다. 케이스 백 로그에 대한 전체 목록과 평가가 있으면 보고서에 백 로그를 문서화하고 정보 요약을 포함합니다. 진행중인 총 케이스 및 프로세스의 각 마일스톤에있는 케이스 수와 같은 케이스 수를 나열합니다. 예를 들어 350 개의 공개 입학 지원서 파일이있을 수 있으며, 그중 일부는 성적 증명서와 참고 문헌이 필요하고 다른 파일은 검토 대기중인 보류 파일에 있습니다.

퍼지 및 그룹

진행중인 케이스 목록을 검토하고 적은 노력으로 마감 할 수있는 케이스를 식별합니다. 장기간 활동이없는 사례 나 신청자가 마감일을 놓친 사례를 살펴보십시오. 검토를 통해 효과적으로 종결되었지만 적절하게 지정 및 제출되지 않은 사례가 표시 될 수 있습니다. 검토를 통해 고려하기에 너무 어리 던 신청자와 같이 자격 문제가있는 사례를 식별 할 수도 있습니다. 상태 또는 다음 예상 작업에 따라 나머지 진행중인 케이스를 그룹화합니다. 카테고리에는 관리 서명을 기다리는 케이스 파일, 백그라운드 확인을 위해 보류중인 케이스 또는 누락 된 문서가 포함될 수 있습니다. 진행중인 사례를 그룹화하면 각 범주를 개별적으로 다루거나 빠른 해결을 위해 작업을 다른 사람에게 위임하기가 더 쉽습니다.

문제 해결

시작부터 종료까지 권장 일정을 포함하여 사례 관리를위한 절차 및 프로세스를 검토합니다. 백 로그 또는 병목 현상의 원인을 식별합니다. 아마도 당신은 10 명의 케이스 매니저가 3 명의 클로저에게 수십 개의 케이스를 공급하고있을 것입니다. 감독이나 책임없이 다른 단위를 통해 이동하는 케이스 파일은 백 로그를 유발할 수 있습니다. 범죄 증가와 직원 부족은 법원 사건에서 백 로그를 유발할 수 있습니다. 모기지 리파이낸싱 신청의 백 로그가 표준 일 수 있으며 감소 노력에 저항하는 것처럼 보입니다. 백 로그 발생 방식을 이해하면 감소 계획을 개발하는 데 도움이됩니다.

계획 및 구현

현재 정책 및 절차에 대한 평가, 문제 해결 및 검토를 기반으로 사례 백 로그 감소 계획을 개발합니다. 다른 직원이나 유닛과 협력하여 세부 사항을 파악하십시오. 권장 사례 관리 일정을 포함하고, 사례 처리 및 종료 목표를 설정하고, 필요한 공급품 및 자료의 가용성을 조정합니다. 사례 관리 작업을 수행하는 직원 간의 정기적 인 회의 및 의사 소통을 제공합니다. 직원이 프로세스의 각 단계에서 사인 오프 할 수있는 양식 및 케이스 마감 알림과 같은 케이스 관리 감독을위한 프로세스를 만듭니다. 백 로그를 신속하게 식별하고 해결하려면 정기적 인 사례 관리 보고서가 필요합니다. 사전에 관련자에게 통보하고 계획의 서면 사본을 제공하여 백 로그 감소 계획을 실행합니다.